Was passieren würde, wenn wir nicht zu jedem Meeting gehen, zu dem wir eingeladen sind.
5 Thesen von Stefanie Hecker
Montagmorgen um 8 Uhr hat Sie die erste Welle bereits erreicht. Die E-Mail-Flut aus dem Wochenende haben Sie gerade noch in den Griff bekommen, da erfasst Sie auch schon die zweite Welle: Meeting reiht sich an Lagebesprechung an Jour fix und Teamsitzung.
Laut einer Studie aus dem Jahr 20161 verbringen Führungskräfte mittlerweile einen ganzen Tag der Arbeitswoche in unproduktiven Meetings. Bei Mitarbeitern ist es immer noch ein halber Tag pro Woche. Einer der Gründe dafür: Einladungen werden zu häufig nach dem Gießkannen-Prinzip ausgesprochen. Und weil so immer mehr Mitarbeiter und Vorgesetzte Zeit in Meetings verbringen, wird die Suche nach noch freien Terminen für kurzfristige Besprechungen immer schwieriger: die Kernarbeitszeit reicht schon lange nicht mehr aus. Meetings in der Mittagspause oder nach 17 Uhr sind inzwischen keine Seltenheit. Aber ist das noch effizient?
Die inflationär angewandte Einladungsmechanik führt vor allem nicht zu einer Eindämmung des wöchentlichen Besprechungswahnsinns. Blicken wir der Wahrheit ins Gesicht: der Anstieg von Meetings führt vor allem zu noch mehr Meetings. Die eigentlichen Themen, die es im Unternehmensalltag zu lösen gilt, werden auf diesem Weg nicht schneller gelöst; wahrscheinlich sogar langsamer.
Was aber ist die Lösung, wenn eine Flut an Meetings nur zu noch mehr Meetings führt? Ist dann auch das Gegenteil wahr? Würde die Absage von Meetings langfristig zu weniger Meetings führen? Ich meine: Ja!
5 Thesen für eine effizientere Meetingkultur
1. Qualität der Beiträge steigt
Wenn Sie seltener an Meetings teilnehmen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Zeit zur Vorbereitung für das anstehende Meeting finden. Es ist nämlich nicht im Anschluss an Ihre gerade gelaufene Besprechung, sondern womöglich erst in 2 Stunden… oder noch besser: erst in 2 Tagen. (Ich weiß, diese Vorstellung hat etwas Surreales.) Mit der Möglichkeit zur Vorbereitung steigt die voraussichtliche Qualität der Beiträge exponentiell.
2. Scheindiskussionen werden schneller entlarvt
Kommen Sie vorbereitet ins Meeting, können Sie nicht nur fundierte Diskussionen anhand von vorhandenem Wissen und der Kenntnis von Tatsachen führen. Sie können auch die taktisch motivierten Scheindiskussionen der lieben Kollegen schneller aushebeln, die ansonsten allen Nicht-involvierten den letzten Nerv rauben und zu einer weiteren Vertagung der Entscheidung führen.
3. Weniger Zuhörer tragen mehr bei
Hätten Sie ernsthaft Zeit die Einladung zu einem Meeting nicht nur anzunehmen, sondern auch zu hinterfragen, könnte am Ende eine Absage mit der Bitte um Information über die Ergebnisse stehen. Ein gelungenes Meeting benötigt keine Zuhörer, wohl aber Diskutanten, die sich einbringen möchten und einen lebendigen Beitrag leisten können. Würde dies gleich von den Einladenden beherzigt, wären fundiertere Diskussionen möglich, die kein weiteres Meeting nach sich ziehen.
4. Entscheidungen werden schneller getroffen
Kommt die Mehrzahl der Eingeladenen vorbereitet, können Entscheidungen, die einen fundierten Wissenstand voraussetzen, schneller getroffen werden. Denn diese benötigen häufig Zeit, die man in die Vorbereitung eines Entscheider-Treffens investieren müsste. Diese Zeit gewinnen Sie vor allem, wenn Sie weniger Meetings besuchen.
5. Zielgenauigkeit von Diskussionen erhöht sich
Reduziert man die Zahl der täglichen Meetings, verbleibt Allen mehr Zeit für das Tagesgeschäft. Dies hat zur Folge, dass Sie seltener drängende Aufgaben während eines Meetings lösen müssen. Die Eingeladenen können sich auf das Geschehen im Meeting einlassen. Sie haben ja im Anschluss an die aktuelle Besprechung noch Zeit für einen Rückruf oder eine Mail an den Mitarbeiter oder Kunden
Starten Sie noch diese Woche.
Je größer die Widerstände sind, die Sie überwinden müssen, um die Meetingflut im Unternehmen einzudämmen, desto höher wird Ihr Zeitgewinn am Ende sein. Sagen Sie jeden Tag ein Meeting ab, an dem man keinen substanziellen Beitrag von Ihnen erwartet. Bitten Sie um die Zusendung des Ergebnisprotokolls und nutzen Sie die gewonnene Zeit, um ein anderes Meeting (das Sie sicherlich auch noch an diesem Tag haben) vorzubereiten.
Ist dies nicht ein befreiender Gedanke?
Ihre
Stefanie Hecker
im Januar 2020
Buchtipp:
Meetings und Besprechungen lebendig gestalten
Soft Skills kompakt, Band 20
Quellen:
1T. Groll: Meetings: Überflüssige Arbeitsreffen kosten einen halben Arbeitstag pro Woche. ZEIT online vom 21.12.2016