Schnellstart online Moderation – die drei wichtigsten Tools im Überblick von Stefanie Hecker
Einfach mal loslegen!
Auch wenn Bill Gates es vorausgesehen hat, die meisten von uns hat die Covid-19 Pandemie und ihre Folgen kalt erwischt. Gerade noch mit der Leitung eines Präsenzmeetings beschäftigt, finden wir uns plötzlich allein im Home-Office wieder – mit der Frage konfrontiert, wie man Teams und Projektgruppen jetzt moderieren kann. Denn der Bedarf nach Abstimmung ist in diesem Ausnahmezustand hoch. Waren Meetings zuletzt als Zeitdieb im hektischen Büroalltag verschrien, sind sie nun ein wichtiges Instrument geworden, um den Informationsfluss und die Beteiligung hoch zu halten.
Doch welche Tools sind jetzt nicht nur angesagt, sondern tatsächlich hilfreich?
Wie bleiben Sie professionell und aktiv in der Rolle des Moderators trotz ungewohnter online Situation? Und welche Werkzeuge stehen zur Verfügung, mit denen Sie mit Ihren Teilnehmern auch interaktiv arbeiten können?
Was aber ist die Lösung, wenn eine Flut an Meetings nur zu noch mehr Meetings führt? Ist dann auch das Gegenteil wahr? Würde die Absage von Meetings langfristig zu weniger Meetings führen? Ich meine: Ja!
3 Tools1 für Ihren professionellen Schnellstart in die online Moderation
1. Notizwand Padlet
Das online Tool Padlet ist eine digitale Notizwand. Hier können Sie erste Informationen präsentieren, die Agenda des Meetings einstellen oder zusätzliche Nachrichten unterbringen. Nach Verschicken des Links können sich Ihre Teilnehmer vor dem eigentlichen Meeting ausführlich informieren und austauschen oder selbst vorstellen. Auch können die Teilnehmer ihre Erwartungen oder Wünsche an das Meeting äußern.
Es entsteht ein erstes Willkommen, eine Einstimmung aufs Thema, ein erster Eindruck. So kann vieles von dem, was im normalen Meetingalltag vor dem offiziellen Start einer Sitzung passiert, digital abgebildet werden. Während des online Meetings kann Ihnen das Padlet als „Moderationswand“ dienen. Im Nachgang finden hier ergänzende Infos oder auch das Protokoll der Besprechung Platz.
2. Videodienst ZOOM
Zoom ist ein Tool für Videokonferenzen. In der Basisversion besteht eine Zeitbeschränkung, dafür können Sie endlos viele Meetings mit Zoom durchführen. Wie bei vielen anderen Anbietern kann der Bildschirm geteilt werden und ein interaktives Whiteboard mit den Teilnehmern beschrieben werden. Ihre Teilnehmer müssen im Vorfeld keine Installation vornehmen, bei erstmaliger Nutzung empfiehlt sich aber, wie bei allen neuen Tools, ein Einchecken 15 min. vor dem Start des Meetings. Auch eine Chatfunktion für Moderator und Teilnehmer bietet Zoom in der Basisversion.
Was das Tool für die professionelle Moderation von online Meetings so interessant macht, sind die Möglichkeiten der Pro Version. Hier besteht keine Zeitbeschränkung für einzelne Meetings und es stehen zusätzliche Moderationswerkzeuge zur Verfügung. In sogenannten Breakout-Sessions können Sie mit Ihren Teilnehmern Kleingruppenarbeit durchführen. Diese Sequenzen können vom Host minutengenau eingestellt werden. Durch die Möglichkeit des „Time Boxing“ entsteht wenig Reibungsverlust durch das Warten auf andere. Nach Ablauf der Zeit treffen sich alle Teilnehmer automatisch wieder in der Großgruppe.
Auch Umfragen mit einer oder mehreren Antwortmöglichkeiten können Sie als Moderator vor oder sogar während des online Meetings unter den Teilnehmern durchführen. So werden Entscheidungsprozesse verkürzt und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer hochgehalten.
3. Interaktives Moderationsboard Mural
Der Anbieter Mural besteht schon länger am Markt der online Moderationstools. Das Angebot umfasst ein digitales Board mit vielen Optionen eigene Charts einzubauen, oder anhand von Vorlagen zu erstellen. Sie können PDF-Dokumente einpflegen oder Fotos. Ziel des Tools ist es, die Beteiligungsmöglichkeiten Ihrer Teilnehmer zu erhöhen. Gerade Teilnehmer, die in Besprechungen Power-Point Schlachten gewohnt sind, werden Ihnen danken. Denn das Team kann immer zeitgleich auf das Board zugreifen und z.B. schreiben. In der Anwendung bedeutet dies eine hohe Teilhabe und damit Motivation Ihres Teams.
Die ersten Erfahrungen mit online Meetings fallen in vielen Unternehmen positiv aus. In der Nordwestzeitung wird der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens zitiert: „die Disziplin bei den Meetings ist besser geworden“. Er spüre sogar, dass man andere mehr ausreden lasse und generell mehr mitbekäme (NWZ vom 17.04.2020). Diese Beobachtungen lassen aufmerken.
Starten Sie noch diese Woche.
Auch wenn es für alle im ersten Schritt ungewohnt sein wird: Ihr Gewinn an Ergebnissen, Zufriedenheit der Teilnehmer und sogar Spaß an online Meetings wird die erste Unsicherheit schnell aufwiegen.
Ist dies nicht ein befreiender Gedanke?
Ihre
Stefanie Hecker
im April 2020
Hinweise:
1 Bei einigen der hier vorgestellten Tools wurden Sicherheitsmängel in der Presse beanstandet, auf welche die Anbieter wiederum reagiert haben (Stand April 2020). Im Zweifel sollten Sie vor einer Anwendung immer Rücksprache mit Ihrer internen IT-Abteilung halten.